Costi di gestione: quali sono e come calcolarli? Ma soprattutto, come metterti in tasca a fine anno guadagni importanti, evitando la classica “mazzata” di tasse?
Se hai un’azienda e operi in edilizia, avere il polso dei costi di gestione è un’azione che impatta in maniera significativa sui tuoi utili. E anche sul tuo umore, diciamocelo!
Perciò, se vuoi guadagnare di più e non hai dimestichezza con i costi di gestione, costo orario di struttura e margine di contribuzione, questo è l’articolo che fa per te.
Ci trovi una mini consulenza con dettagli molto interessanti su numeri e organizzazione – e un esempio che puoi applicare anche nella tua azienda.
Buona lettura!
Costi di gestione: il caso di Lorenzo in consulenza
Come anticipato, ecco la mini consulenza fatta con Lorenzo, titolare di un’azienda che opera nel settore edile.
Lorenzo: «Ciao Guido, ti ho chiesto una consulenza per un calcolo esatto dei costi di gestione: sia dal punto di vista numerico – e qui lo possiamo fare a grandi linee – sia dal punto di vista organizzativo, dove poi servirà ragionarci con più calma.
Io attualmente ho un ricavo preso dall’ultimo bilancio, che poi sono quelli i numeri che purtroppo andiamo a guardare, perché sono dei numeri che spesso tornano.
Nel 2020, per esempio, anno Covid e quindi anno disastroso, ho valori di produzione di 190mila euro, lo dico tranquillamente, con un costo di produzione di 240mila euro.
Qualcosa non torna.
Mentre, nell’anno prima ovvero 2019, la produzione era il doppio e avevamo comunque un piccolo margine.
Se io fatturo 400mila euro, non posso spendere 350 o 360mila euro».
Guido: «Ovviamente no.
Allora, è chiaro che se noi prendiamo come riferimento il 2020, un anno in cui abbiamo vissuto le vicissitudini legate al Covid, può succedere che ovviamente ci sia questo scompenso tra quelli che sono i ricavi della produzione e quelli che sono i costi della produzione.
Banalmente, ciò che ti consiglio di fare è ragionare a ritroso.
Cioè, fai una lista di tutti i tuoi costi aziendali.
E questa lista la puoi fare andando a suddividere i tuoi costi aziendali per quello che è la tipologia di costo.
Banalmente tu avrai uno stabile e degli immobili.
Mentalmente vai a inserire tutti i costi legati a quegli immobili o allo stabile che hai, quindi potrebbero essere il fitto, le utenze, la cancelleria, i materiali di consumo, eccetera, eccetera.
Anche tutto ciò che ha a che fare con le imposte che si pagano sullo stabile, ovviamente.
Dopodiché, nel livello successivo, vai a identificare tutti i costi che devi sostenere all’interno di un anno rispetto a quello che è personale.
Naturalmente nel personale andrai a inserire anche il compenso dell’amministratore o comunque il compenso dei soci, in maniera tale che hai la macrocategoria “costi del personale”.
Dopodiché, pensa a tutti quelli che sono i beni strumentali che avete, quindi a tutti quelli che sono gli strumenti di lavoro che avete in azienda.
Quindi vai a inserire tutte queste voci.
Step successivo: gli automezzi. Perché comunque sono poi manutenzioni, assicurazioni, bollo, tutti costi che impattano sulla struttura.
Ancora, vai ad aggiungere una categoria legata alle consulenze ed eventuali esterni, quindi personale non dipendente, ma con cui hai un contratto annuale: quindi che lavori o non lavori, verosimilmente vanno comunque pagati.
E poi ti aggiungi quelli che sono i costi che ti vengono in mente e che sostieni ogni anno».
Come calcolare il Costo Orario di Struttura nei Costi di Gestione
Guido: «Fatto questo, che cos’hai? Hai la somma dei costi della tua struttura.
Qui entra in gioco un concetto che ho introdotto io all’interno della contabilità per chi opera in edilizia.
Questo concetto, ovviamente, è quello del costo orario di struttura.
Il costo orario di struttura parte da un dato fondamentale, cioè che ogni azienda, ogni impresa edile, come nel tuo caso, ha un vincolo: il vincolo, di solito, sono gli operativi.
Quindi, nel tuo caso, se voi avete, come dicevi prima, dei dipendenti che vanno in cantiere, a mio avviso loro rappresentano il tuo vincolo.
Quindi cosa succede?
Che i costi di struttura che tu hai, li devi andare a suddividere per le ore vendibili di quello che è il tuo vincolo.
In questo modo ottieni il costo orario di struttura.
Perché ti consiglio di ragionare in termini di costo orario di struttura e non in termini di costo complessivo?
Per una ragione molto molto semplice: tu fai un lavoro. E questo lavoro ti genera dei ricavi.
Ovviamente a questi ricavi dovrai andare a sottrarre tutto ciò che tu hai acquistato per fare quel lavoro: prima mi dicevi che ti occupavi anche d’impianti.
Quindi acquisti le tubazioni, dico delle cose banali, e naturalmente devi andare a sottrarre a quei ricavi i costi variabili che hai sostenuto per gestire quella commessa.
E viene fuori un primo parametro, che è il margine di contribuzione. Quindi:
– ricavi (quello che tu fatturi al cliente), naturalmente base imponibile
– sottrai i costi che hai sostenuto per gestire quel cantiere
– e ottieni il tuo margine di contribuzione
Dopodiché, la contabilità tradizionale in molti casi si ferma a questo dato.
Questo dato potrebbe anche bastare, se noi ci occupassimo solo della vendita di un prodotto.
Ma siccome nel nostro settore c’è di mezzo un cantiere, verosimilmente io posso avere cantieri con ricavi diversi, quindi:
– ricavi per 10 mila euro
– costi per 5mila euro
– margine di contribuzione di 5mila euro.
Poi ho un altro cantiere dove ho:
– ricavi per 40mila euro
– costi per 20mila euro
– margine di contribuzione di 20mila euro
Quello di prima era a 5mila, qui siamo a 20mila.
È chiaro che se io chiedessi a chiunque: «tu quale cantiere vorresti: quello dove ti restano 5mila euro o quello dove te ne restano 20mila?», la maggior parte mi direbbe naturalmente: «voglio quello dove me ne restano 20mila».
Che sarebbe anche giusto se noi facessimo solo la vendita.
Ma siccome di mezzo c’è il cantiere, quindi ci sono degli uomini, delle ore/uomo per gestire quel cantiere, noi dobbiamo prendere questo dato – il nostro margine di contribuzione – e dividerlo le ore che quel cantiere mi tiene impegnata la mia struttura.
Mi impegna il mio vincolo che, come dicevamo prima, sono gli operai o comunque le persone che operano in cantiere».
Margine di Contribuzione e Costi di Gestione: 1 esempio e 3 scenari
Guido: «Torniamo all’esempio di prima: il cantiere dove tu hai un margine di contribuzione di 5mila euro impiega la struttura per 5 ore.
Quindi vuol dire che tu hai un margine di contribuzione di 1000 euro all’ora (5.000/5 = 1.000 euro all’ora).
Il cantiere dove invece avevi un margine di contribuzione di 20mila euro, supponiamo che impegni la struttura per 100 ore (20.000/100 = margine di contribuzione orario di 200 euro all’ora).
Quindi 1.000 euro all’ora contro 200 euro all’ora.
Se ci si sofferma a guardare il margine di contribuzione si possono prendere degli abbagli.
Perché paradossalmente è vero che da una parte ho 5mila e dall’altra 20mila, ma è altrettanto vero che il cantiere da 5mila mi ha impegnato la struttura per 5 ore, quindi meno di una giornata, quello da 20mila me la impegna invece per 100 ore.
Se io mando due persone in cantiere, verosimilmente me le impegna per una settimana.
Quindi, se io guardo il margine di contribuzione orario e poi faccio la stessa domanda all’imprenditore, la risposta che mi sento dare è: «il cantiere in cui ogni ora che gli dedico mi fa rimanere con 1000 euro», perché è 5 volte superiore rispetto all’altro cantiere.
Perché è importante conoscere questo dato, e perché è importante, come dicevo prima, ragionare in termini di margine di contribuzione e in termini di costo orario di struttura?
Prendendo il mio margine di contribuzione orario, quindi la resa di ogni ora dedicata a quel cantiere, e rapportandola al mio costo orario di struttura, posso ottenere 3 diversi scenari.
Scenario #1. Margine di Contribuzione superiore al Costo Orario di Struttura
Il margine di contribuzione orario è superiore rispetto al costo orario di struttura.
Vuol dire che sto guadagnando, quindi è lo scenario migliore.
Scenario #2. Margine di Contribuzione uguale al Costo Orario di Struttura
Il margine di contribuzione orario è uguale al costo di struttura.
Vuol dire che non ci sto rimettendo, ma che nemmeno sto guadagnando.
E qui, spesso e volentieri, l’imprenditore mi chiede che cosa fare. La risposta ovviamente è: dipende.
Nel senso che, se io posso impegnare la mia struttura verso cantieri più remunerativi, perché mi devo accontentare di andare in pari?
Ma se io la struttura non ce l’ho impegnata, ce l’ho scarica, paradossalmente con quel cantiere paradossalmente vado a coprire i costi.
Scenario #3. Margine di Contribuzione inferiore al Costo Orario di Struttura
Bisogna seguire la stessa logica quando il margine di contribuzione orario è inferiore rispetto al mio costo orario di struttura.
Qui entra in gioco il tasso di occupazione.
Se la mia struttura, banalmente, costa 100 euro all’ora e io su quel cantiere ho una resa di 50 euro all’ora, è vero che ci sto rimettendo 50 euro all’ora…
… ma è altrettanto vero che se tenessi la mia struttura ferma e vuota, io non avrei un costo di meno 50, ma avrei un costo di meno 100. Meno 50 è minore rispetto a meno 100.
L’importanza di interpretare i dati dei Costi di Gestione
Ecco perché io faccio ragionare in questo modo l’imprenditore, quando si tratta dei costi di gestione.
Perché tutti quanti hanno dei bilanci, dei numeri e dei dati a disposizione, però poi non li riescono a interpretare. O comunque non li riescono a riportare nella realtà.
Se io invece ragiono in questo modo, con due numeri capisco se ne vale la pena, quanto sto guadagnando.
E se vedo, ovviamente, che ho dei cantieri dove guadagno tanto, quali sono i lavori che devo intercettare, magari facendo marketing o su cui devo mettere attenzione?
Banalmente, quei lavori che mi fanno guadagnare di più.
Perché per esperienza ti posso dire che, facendo controlli di gestione da quattro anni e mezzo in questo settore, quasi sempre il lavoro più grande dell’anno è quello che ha la resa oraria peggiore.
Quasi sempre, il cliente che fa fare più ricavi a un’azienda è quello dove la resa oraria è peggiore.
Quasi sempre, il prodotto più costoso in assoluto è quello dove la resa oraria è peggiore.
Sono tutte cose a cui nessuno pensa, contro – intuitive, e quando metti l’imprenditore di fronte a dei numeri e a dei dati oggettivi, dice: Cavoli, questa cosa non pensavo che fosse così!.
E l’importanza dei numeri è proprio questa: avere quella sensazione di controllo che ti fa stare tranquillo e, come dico sempre, ti evita quell’ansia della “navigazione a vista”, che comunque c’è.
Quindi io cerco sempre di semplificare il più possibile i concetti affinché l’imprenditore possa avere quella che è la contabilità dell’imprenditore.
Cioè, io non sminuisco il lavoro del commercialista: sono due cose completamente diverse. Quella è la contabilità fiscale, ed è giusto che sia fatta in quel modo.
Non significa che non deve interessare anche quella, attenzione!
Ma l’imprenditore, verosimilmente, vuole qualcosa che sia quanto più semplice possibile ma, soprattutto, qualcosa che possa controllare non dico giorno per giorno, ma quanto meno una volta alla settimana. Vogliamo fare una volta al mese?
Se io ragiono in questo modo e, per ogni cantiere, mi faccio questi dati, io a fine mese posso sapere che cosa è successo nella mia azienda. E, paradossalmente, posso anche iniziare a fare delle stime su quello che accadrà entro la fine dell’anno.
Quindi posso iniziare a lavorare sul mio budget, posso sapere in anticipo quanto dovrò pagare di tasse, perché spesso e volentieri un altro problema è questo.
Le persone scoprono quanto devono pagare di tasse quando ormai è troppo tardi. Quando ormai non si può fare nulla che sia ovviamente legale.
Perché la contabilità viene demandata a un terzo che la fa bene, ma da un punto di vista fiscale.
Ciò che invece manca all’azienda è un controllo di gestione interno che faccia capire all’imprenditore in che direzione sta andando l’azienda, anche rispetto ai costi di gestione».
La soluzione al problema Costi di Gestione
Guido: «Quindi, a mio avviso, le 2 cose basilari che si possono fare sono:
– calcolare il costo orario di struttura, così come l’abbiamo definito
– fare per ogni cantiere uno schema così come l’abbiamo riportato, quindi ricavi – costi variabili.
Ovviamente nei costi variabili ci saranno anche vari posatori esterni, eventuali spese di trasferta, eventuali lavorazioni che tu fai fare all’esterno, viene fuori il margine di contribuzione orario.
Prendo questo dato, lo confronto con il costo orario di struttura e so, per ogni ora dedicata a quel cantiere, quanto ho guadagnato.
Se prendo questo guadagno e lo moltiplico per il numero delle ore, ho l’utile potenziale su quel cantiere.
Quando si definisce il costo orario di struttura, si presuppone che tutte le ore a disposizione in un anno vengano vendute.
In realtà, per esperienza, non è quasi mai così.
Quindi il mio consiglio, quando calcoli il monte ore vendibili, è di ridurlo di un 20%. Già avere un tasso di occupazione di struttura dell’80% già significa lavorare bene.
Non significa però che le persone stanno ferme. Significa che c’è qualcuno che sta pagando quel tempo. Tanti dicono: «I miei collaboratori fanno sempre qualcosa!». Sì, ma li sta pagando qualcuno?
Se la risposta è no, ovviamente li stai pagando tu.
Io non sono un appassionato di giochi di carte, ma so che se sei seduto a un tavolo di poker da mezz’ora e non hai ancora trovato chi è il pollo… allora il pollo sei tu!
Quindi dico sempre all’imprenditore: se non c’è nessuno che sta pagando la tua struttura in quelle ore, la tua struttura la stai pagando tu con quello che dovresti metterti in tasca a fine anno.
Dai Costi di Gestione al Punto di Pareggio
Guido: «Questo è quello che ti invito a fare per i tuoi costi di gestione.
È un modo semplice, ma è ciò che consente all’imprenditore di avere contezza di quello che accade all’interno della propria azienda.
Quindi questo è quello che ti consiglio di fare: iniziare a ragionare in questo modo.
Tutti noi abbiamo dei costi nascosti e quando uno si accorge di averli nella propria azienda, inizia a fare tutta una serie di considerazioni.
Perché ti rendi conto di quanto costi un’azienda e, soprattutto, una volta che tu hai i costi fissi aziendali e li vai a dividere per il tuo margine percentuale, automaticamente ti calcoli il punto di pareggio.
Quindi sai qual è quel momento esatto, da un punto di vista dei ricavi, dove tu inizi a guadagnare.
Se hai il tuo punto di pareggio a 150mila (dico delle cifre orientative) e, in media, hai ricavi ogni mese per 30mila euro, verosimilmente a fine maggio avrai raggiunto il tuo punto di pareggio.
Vuol dire che da fine maggio a fine dicembre hai sei mesi di tempo per guadagnare. Il punto di pareggio è importante, ed è fondamentale che sia raggiunto quanto prima possibile.
Perché più tardi lo raggiungi e meno tempo hai a disposizione per guadagnare.
Quindi, in che modo posso impattare sul punto di pareggio?
– Riducendo quelli che sono i costi fissi
– Aumentando quello che è il mio margine
In questo modo si vede anche l’azienda come sta messa quando raggiunge il punto di pareggio e anche l’imprenditore ha un obiettivo, cioè io so che fino a giugno devo lavorare per coprire quelli che sono i costi di gestione: costi fissi e costi variabili, perché contribuiscono anche quelli.
Quindi l’obiettivo dell’imprenditore è quello di raggiungere il prima possibile il punto di pareggio, così da quel momento in poi inizia a guadagnare la struttura».
Lorenzo: «Questo lo possiamo fare rispetto allo scorso anno, per esempio? Prendo il 2021, vedo tutte queste spese e poi le posso riportare. Fare per esempio una previsione da oggi a fine anno su quello che potrà essere».
Guido: «Certo. E in questo modo tu sei nelle condizioni di avere contezza o comunque di evitare di navigare a vista, perché sai più o meno quello che ti aspetti».
Lorenzo: «No, perché fino ad oggi il costo degli operai, più il costo del materiale e di tutto quello che c’è nel cantiere, la somma delle spese meno il fatturato, quanto ho guadagnato? Il 30% sul cantiere».
Guido: «Però quel 30% deve metterti nelle condizioni di coprire i costi di struttura. E così tu ce l’hai proprio in modo analitico. Ma, soprattutto, ce l’hai con dei dati che ti danno contezza di quanto sta accadendo.
Perché, se per ogni cantiere che gestisci all’interno di un mese, ragioni in questo modo, quindi hai il tuo utile potenziale, alla fine del mese tu, in un certo qual modo, ti sei creato il tuo conto economico mensile.
Quindi, sai l’utile di quel mese.
E se lo fai per tutti i mesi, automaticamente a luglio e ad agosto già sai cosa dovrai aspettarti a fine anno, quindi hai del tempo per poter fare tutta una serie d’investimenti e di acquisti, affinché tu possa coprire i costi di gestione e reinvestire in azienda quello che hai guadagnato durante l’anno».
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Se hai letto fino alle fine questo articolo così denso, non c’è molto altro da aggiungere.
Sicuramente i costi di gestione sono un tema caldo per te e la tua azienda – e forse è arrivato il momento di risolverli e metterti in tasca quello che ti spetta a fine anno.
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